WORDを使うときのコツ

前回の続き

dragstar.hatenablog.com

WORD普及委員会として、WORDで書く上でのコツを書いていこうと思います。

CSSだと思えばいい

WORDで文書を書くときのコツは一つです。スタイルを決める事です。実はこれを意識するようになるだけで、WORDの使いかたは８割がた修了したも同然です。とりわけWebの開発をやってる方にはこの感覚をつかむのが早いと思います。要はCSSです。

見出しとか本文とかその辺をあらかじめ設定してそれに合わせて文書を書いていけばいいのです。これだけで世界が開けます。全角とか半角またはタブでスペースを埋めなくてもいいのです。そういうスタイルを作ってそれに当てればいいのです。EXCELでは段落を意識したセルに対して入力していたと思いますが、WORDではスタイルで解決するのがセオリーです。

そして、見出しとか本文とかのスタイルを決めて文書を配置していくことは、章立てを考えることと同義で、知らないうちに資料の骨組みができてしまいます。このようにすることで上から順にきっちりと資料を書いていくのではなく、書けるところを書いていくという現代の編集術が使えるようになります。

スタイルを設定する事で最初の一行を１文字字下げなんて事が出来ます。スペースであけたり、一段下がったセルを使うなんて原始人のやる事です。我々文明人はスマートに字下げしましょう。CSSと同様にもうちょっと見出しを大きくしたいんだよなー、とかふと思ったら一発で全部変更できます。これは未来の超技術といっても過言ではなく、EXCELにはできない芸当なのです。

というわけで、WORDの使い方は以上です。簡単でしょ。あとはこんなこともできます的なヒントを書いていきます。

索引を作ろう

見出しを見出しスタイルに設定したら、それで索引が作れます。ページNoも勝手にできます。便利！しかもPDFとかにしたら自動リンクです。クリック一発でその見出しへ飛べる資料の完成です。

章とか節とか差し込みたい

ここまで来たらもちろん見出しにスタイル使ってますよね。それならば簡単。ナビケーション機能を使って自由に見出しをドラッグして移動してください。中にある本文ごと移動しますよ。EXCEL時代にコピペでやってたたあの日とはおさらば。

ナビゲーション機能を使いこなせば文書中のどこに何が書いてあるかわかり、さらに一発でそこへ飛べます。検索して探し出すなんてホモ・エレクトゥスがやることです。

やっぱりフリーで図を入れたい

描画キャンパスを使いましょう。図でも矢印でもグラフでもなんでもぶち込んでください。WORDだってそれぐらい朝飯前です。この際あのワードアートを入れてあなたのセンスを見せつけてもかまわない。

ページNoをふろう

ヘッダーおよびフッターの設定でページNoを振ることができます。このページNoと索引のページNoはもちろんリンクします。まぁEXCELでもできますが（チッ）

使いまわせる

一度スタイルを決められたら、次回の文書作成時にはそれを使えるようにしたらいいのです。そこは構成のコピーとか煩わしい事をしなければなりませんが、テンプレートというものを一度使えば解決できます。資料に統一性が出ます。書式というのは枠組みだけではないのです。文字の大きさとかそういう所が統一されているのが書式ってものです。

えっ？これってもしかして標準書式になっちゃうって事では？

校閲ができる

レビューを頼んだ時に、コメントを残せます。だれがコメントをしてくれたか、どの部分の修正が必要か確認ができます。プリント時に必ずしもそれを消す必要はなく、コメントを除いた形で出力できます。レビューしましょうレビュー。大事ですよ。

未来のコストで見てみよう

WORDを覚えるコスト　＜　EXCEL資料を作成（および編集）するコスト

と言うことを言いたいのです。WORDが嫌いなんてこと知ってます。ですが、一発で完成する資料なんてありません。章立てを考えてそれを組み替えながら、増やしたり減らしたりしながらあーだこーだやって、本文で肉付けしながら資料は作るのです。EXCELでやるとその辺はどうも難しいです。WORDを覚える事なんて大したコストではありません。この先まだ出会っていない資料編集のコストを考えると今やって損はないと思います。

まとめ

どうでしょうか。WORD使いたくなってきませんか？

確かにテキストエディタとかに比べてクセはあります。なぜならテキストエディタではないからです。それを飲み込んで扱う事ができればこれほど便利なツールはありません。そのほかにも複数人で共同編集する機能とかWORDにはいろいろ便利な機能があります。

さぁEXCELを捨て、WORDを使おう。

エンジニアのためのWord再入門講座 美しくメンテナンス性の高い開発ドキュメントの作り方