EXCELを捨てWORDを使おう

WORDは文書作成ソフトでEXCELは表計算ソフト。
何度でも言おう
WORDは文書作成ソフトでEXCELは表計算ソフト

まだEXCELを使って消耗しているの？

設計資料とかEXCELで書く文化がこの業界にはいまだにあると思う。あれ苦手です。関わることになったプロジェクトでEXCEL資料を作る事になったりするとほんと消耗します。

WORDをもっと使いましょうよ。EXCELで資料を作ってて不便だと思ってたことが一気に解決しますよ。なぜならWORDは文書作成ソフトだからです。

EXCELのクソなところ

1 印刷範囲を自分で指定する

改ページプレビューとかで後から指定するのめんどくさいです。思ったように印刷範囲が設定されなくて消耗した事はありませんか？

2 プリントした時に消える事がある

これは致命的に謎すぎる。画面に見えてるのにプリントすると消える。そんなの書いてないよと言われて出力したプリントを見直すと確かに消えてる。これでは意思疎通なんてできない。修正して出し直しなんかしてたら紙も心も消耗する。

3 修正がまじで大変

章とか節とか差し込みたいときに消耗する。コピーして貼り付けとか枠をあけるために行の挿入とかそんなことやってたら日が暮れますよ。せっかく見出しに番号とかつけてたのに全部書き直しですよ。

4 シートとかブックとかわかれて資料として見にくい

言われませんか？これだけ見ればわかる資料を作ってくれと。そのたびに消耗してませんか？あぁシート分かれてたのね、見逃してたとか、逆にそのシートあったのねとか言ったりして消耗してませんか？

しょうがないですね。EXCELは表計算ソフトなんですから。表計算させたら世界で右に出るものはなく、それほど強力です。いわゆるグローバルスタンダードです。なのですが、こんな致命的なクソを抱えているようではやはり文書作成には向いていないと言わざるを得ません。

EXCEL原理主義者への反論

1 どこでもかけるからいいんじゃん

章立てが下手なだけです。章立てをちゃんとしたらどこでも書けるなんて発想は出ません。

2 疑似方眼紙サイコー

これも章立てが下手なだけです。文が書きやすいだけで文書とか資料を作りやすいわけではありません。

3 WORDって変にスペース入れてくれたり思ってもいない挙動するから苦手

IT戦士たるもの自分で制御できるようになってください。WORDを知らないだけです。知ろうとしないだけです。知的向上心がなまってませんか。ハックですよ！ハック！！

4 表の合計とか便利すぎて捗る

それがまさにEXCELの仕事です。でも文書ではありませんね。ちょっとしたものならWORD内でも埋め込めますし。

5 社内で書式が決まってるんだよ

なら変えればいいじゃない。会社全体で消耗しているなんてかわいそすぎます。WORDに変える事による生産性の向上とか訴えて会社が変わるように"あなたが"働きかけましょう。

6 発注元の指定なんだよ

そればっかりはさすがに反論できません。お客様あっての仕事です。 発注元に「WORDで作ってもいいですか？生産性上がるのでコスト下げられるかもしれません」と交渉するくらいはできるかもしれません。この辺は裁量におまかせます。

文書を書くという事

文書を作成するという事に現場が慣れていないのも問題です。章立てを決めて、書きたいこと、書かなければならない事をまとめてから文書とは書くものなのです。脊髄反射で文書を作ろうとするから疑似方眼紙が歓迎されているのです。あまり日本の教育ではその辺の訓練がされてきていないというのは感じますね。読書感想文が苦手なんて事をたまに聞きますが、あれは書き方を知らないだけなんだと思っています。まぁこのあたりの話は趣旨とは違うし無責任なことが言えないのでさらっとしておきます。

まとめ

正直適材適所だと思います。定型文書とかちょっとした物をEXCELで作るという事まで否定はしません。表を作ったりグラフで表現したりと補足資料としての使い道であれば否定のしようもありません。EXCEL一本で設計資料を作ろうぜという考え方はよくないと思います。

というわけでWORDで文書を書く文化を作っていきましょうよ。これに慣れるとEXCELには戻れませんよ。最初に書いた通りWORDは文書を作るソフトです。対してEXCELは表計算ソフトです。それぞれのソフトでは性格が違うのです。

社内で標準書式に向けて布教活動を続けてはいますが、まだまだマイノリティーです。EXCEL文化に慣れたマジョリティー達の牙城を崩す日は遠そうです。

という事で、WORDを広めるために次回はWORDで文書を作成するときのコツを書く予定です

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